Когда перед юридическим лицом возникает вопрос, как организовать качественное обслуживание оргтехники и компьютеров в офисах, то самое первое на ум приходит то, что нужно нанять специалиста на постоянную должность, который будет в нужный момент осуществлять все работы по ремонту, либо выполнить ремонт своими силами и сотрудников.
Если начать ремонтировать компьютер самостоятельно, то это непременно приведет к дополнительным потерям с финансовой стороны. К вам могут обратиться многие специалисты с дипломами на вакантную должность, но как выбрать среди них действительно профессионала?
Обычно специалисты этой сферы работают в одном направлении: программное обеспечение, техобслуживание вычислительной техники, настройка и обслуживание серверов, компьютерные сети. Ведь если руководитель компании сам не является профессионалом в области ИТ, то он не сможет убедиться в разностороннем профессионализме кандидата.
Расширение штата или аутсорсинг?
Сначала нужно подумать, принесет ли это выгоду с экономической точки зрения, либо наоборот. Все больше современных компаний принимают решение о сокращении штата и переходе на аутсорсинг.
ИТ-аутсорсинг - это передача на базе договора определенного набора функций сторонней компании. На аутсорсинг передаются следующие функции: внедрение и обслуживание программного обеспечения, обслуживание компьютеров юридических лиц и их ремонт, а также другие процессы в области информационных технологий.
Виды услуг ИТ-аутсорсера для юридических лиц
Профилактика и ремонт оборудования на предприятии. Профилактика – правильный метод уберечь предприятие от внезапных сбоев в работе. При необходимости аутсорсинговая компания произведет быстрый ремонт оборудования, либо заменит его.
Сборка компьютеров. В зависимости от специфики рабочего места фирма-аутсорсер подберет подходящий вариант компьютера по производителю и цене, а также предложит услуги обслуживания компьютеров юридических лиц. Весь персонал фирмы должен работать на таких компьютерах, производительности и мощности которых должно быть достаточно для выполнения их обязанностей, превышение данных параметров будет излишним и является неэффективным в контексте использования ресурсов компании.
Модернизация оборудования. Слово модернизация - это не просто дань моде. Устаревший компьютер, работающий слишком медленно, зачастую в разы снижает эффективность труда, приводя к ухудшению настроения работника и неохотной работе. Желательно, чтобы каждый сотрудник в компании работал на достаточно современной, надежной и умеренно производительной технике. Это отражается непосредственно на производительности труда персонала компании.
Компьютерная безопасность. Специализированная компания поможет гарантировать фирме безопасность внутри компании, а также защитит ее от разнообразных внешних атак, обеспечит защиту внутриорганизационной информации. Сотрудники компании аутсорсера установят на компьютерное оборудование заказчика современные программы-антивирусы и файрволы, способствующие охране оборудования предприятия от атаки программ-вредителей.
Организация оперативного доступа к Интернету, поддержка ЛВС и обслуживание серверов. ЛВС – каналы для передачи информационных данных внутри предприятия. Локальная сеть необходима для настройки и делегирования прав на доступ к информационным данным, а также к принтерам, расположенным удаленно.
Базовое ПО. Этот вид ПО необходим каждому компьютеру. Это определенный список программных продуктов, предлагаемых компанией-аутсорсером. За их работоспособность компания отвечает перед заказчиком. Компания-заказчик получит от фирмы-аутсорсера важные для работы советы по установке, что поможет повысить производительность работы на компьютерном оборудовании.
Оперативные действия в ответ на нестандартные ситуации. Часто случается так, что компьютеры и программы выходят из строя внезапно. В случае возникновения проблемы с компьютерным оборудованием, компания может сразу обратиться к сотрудникам фирмы-аутсорсера, которая проводит обслуживание компьютеров юридических лиц. Проблема решится или по удаленному доступу, или мастер приедет на место, зависит от ситуации.
Профилактика работы компьютерного оборудования. Данный вид работ ориентирован на поддержание всего компьютерного оборудования в исправном состоянии, обслуживание серверов и т.д. Благодаря этому не придется сталкиваться с внезапным выходом из строя аппаратуры и ее отдельных компонентов.
ИТ-аутсорсинг для юридических лиц. В чем его плюсы?
ИТ-аутсорсинг по стоимости для всех заказчиков индивидуален. На основании выбранных услуг формируется конечная цена для заказчика. Если заказчик выбирает полный аутсорсинг, то в работу включается Служба Заказчика по ИТ. Ее задача – контроль над работой сервисной компании, взаимодействие с бизнес-направлениями, определение необходимости для них ИТ.
При такой работе заказчик имеет возможность полностью сконцентрироваться на бизнесе, что отражается на увеличении конкурентных преимуществ:
- расходы на использование ИТ снижаются на 30-80%;
- Обеспечивается «прозрачность» расходов на использование ИТ (прозрачное ценообразование, осуществляется разнесение расходов по видам услуг компании);
- «Прозрачность» оказания услуг, которая обеспечивается благодаря тому, что каждая услуга и работа отмечаются в специальной системе, а на ее основе каждый месяц выполняются отчеты для руководства;
- Предоставление гарантии на высокий уровень обслуживания подразделений ИТ и различных прикладных систем (в SLA указаны показатели уровня качества, нарушение которых подлежит наложению штрафа);
- Гибкость всех услуг – повышение уровня качества обслуживания, который зависит от потребностей бизнеса;
- Заказчику предоставляется многокомпонентная структура ИТ с полноценной автоматизированной системой и обеспечением всех процессов согласно последним мировым практикам.
Комплексный ИТ-аутсорсинг (когда компания заказывает сервис фрагментов отделения ИТ и их функций в комплексе) подразумевает разделение услуг на два вида:
Бизнес-услуги – это те услуги, которые сервисная компания оказывает бизнес-подразделениям, имеющие по отдельности или в комплексе существенное значение для трудовой деятельности Заказчика;
Операционный вид услуг – это действия в области технологий, предоставляемые не конкретно подразделениям бизнеса, они нужны для осуществления высококачественных бизнес-услуг. Итоговый потребитель (то есть подразделения бизнеса) не видит этих услуг, однако они требуются для качественного осуществления бизнес-услуг.
Частичный ИТ-аутсорсинг (в этом случае внешняя компания выполняет лишь часть функций подразделения ИТ) подразумевает предоставление услуг в области ИТ определенным отделам компании-Заказчика, а бизнес-услуг – ее функциональным отделам. Бизнес-услуги подразделяются на пять направлений:
Хранение информации;
Средства трудовой коллективной деятельности;
Планирование ИТ и их организация;
Передача информации;
Поддержка рабочих компьютеризированных мест сотрудников, технического оборудования на периферии и в офисах.
Операционные услуги разделяются на две ветви:
Сервисы внутренней инфраструктуры;
Информационная безопасность.